第十二章 人事檔案管理制度

一、人事檔案保管制度
□ 目 的
第一，保守檔案機密?，F代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企
業機密
的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔
案材料
的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材
料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料
進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體
位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀
等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤
等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
——突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：
——對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
——發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等
原因
引起的，轉遞的大致程序如下：
①取出應轉走的檔案；
②在檔案底賬上注銷；
③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；
④按發文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位
在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
(4)保衛保密制度。具體要求如下：
①對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

⑥離開時關燈關窗，鎖門。
(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：
①人事檔案的數量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，
應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按
照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，
以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟
失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；
公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時
催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔
案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求
出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的
重要保證。
(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在
報告
中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責
人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分
，手續齊全，則給予批準。
(2)外借手續。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。
再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。
然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人
員簽字。
最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時
，需履行以下
手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章
；其次，人事
檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部
門有關領
導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。