文書管理辦法

第一章 總則

第一條 為制度化，規范化文書管理體系，特制定本辦法。

第二章 文件流傳細則

第二條 分類

*須登記的文書范圍：結合《檔案管理規定》的要求

外來文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復、涵、會議紀要）、電報、傳真等等

本部制發文件：本公司內部文件和對外業務文件

第三條 收文

1.      本公司與外界往來的文件，由辦公室統一登記、收文。

2.      內部制發文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第四條 發文

1.      以公司名義撰寫的文件，可由各部門自行擬稿，統一由公司辦公室登記簽發。

2.      以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發。

第五條 分文

1. 外來文件由辦公室登記收文后，根據業務性質分送各有關部門處理。

2. 內部制發文件流轉時，由發文部門登記簽發后，直接送收文部門登記簽收。

第六條 會簽

1. 需多部門或多人會簽處理的文件應附上"收文處理單"。

2. 各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。

3. 文件收文后，再依"收文處理單"內所指定的會簽順序，轉送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉送辦公室。

第三章 重要文件的審核、執行

第七條 審核、批示

涉及公司總體協調或應由公司總經理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見，呈總經理或交其他被授權者做最終的審核、批示。

第八條 執行

經總經理或有關人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復印一份送執行單位處理并督促執行。

第四章 撰寫文書格式

第九條 公司實行按國家標準和公司標準統一的文書規范格式。

第十條 對已經統一的文書類（以附件形式下發），要求各部門及員工嚴格按公司規范格式操作。